Perché un software di contabilità è essenziale per la tua impresa

Ogni imprenditore sa che quando si parla di contabilità sembra entrare in un mondo sconosciuto fatto di carte complicate da gestire. Ancora oggi molte aziende fanno contabilità in maniera errata caricando le ricevute degli acquisti o emettendo solo a fine mese. Ma se si pensasse alla contabilità come uno dei pilastri essenziali per la salute della propria azienda il modo di comportarsi dovrebbe senza dubbio cambiare.

Non è più possibile in un mondo sempre più tecnologico affidarsi a metodi arcaici dispendiosi in tempo e fatica così come non è possibile rendersi conto della salute finanziaria della propria azienda solo a fine semestre o, peggio, a fine anno. Sono questi comportamenti nocivi che portano molte aziende al fallimento.

Per semplificare questo aspetto fondamentale per ogni azienda sono stati inventati software di contabilità che permettono di connettersi con i propri conti bancari, di caricare giornalmente le spese ed i guadagni, caricare e scaricare il magazzino degli articoli acquistati o venduto, di creare libri paga e fatture giornalmente. Grazie a questi strumenti si ha la possibilità di controllare in tempo reale lo stato della propria impresa in modo da poter tempestivamente intervenire in caso di problemi come spese elevate, insoluti di clienti, giacenze di magazzino elevate o esaurimento di prodotti. Tenere questi dati sotto controllo costantemente è necessario perché aspettare il bilancio di fine anno potrebbe risultare letale specialmente per i piccoli imprenditori che non dispongono di fondi elevati da utilizzare come ammortizzatori in caso di perdite elevate.

Oggi è inoltre possibile utilizzare un software contabile online che utilizzano il Cloud per custodire in modo sicuro i dati di ogni azienda e che offrono il vantaggio di poter essere consultati da qualsiasi postazione internet senza bisogno di essere in ufficio. Oltre a questo sono importantissimi altri vantaggi come quello di poter condividere quotidianamente le proprie spese ed i propri crediti con il commercialista, poter aggiornare automaticamente il magazzino evitando le dispendiose operazioni di inventario e creare automaticamente i DDT, le fatture e le note di credito. Infine, ma non di minore importanza, la possibilità di collegare questi software con il proprio conto bancario permette di controllare lo stato delle proprie finanze giorno per giorno. Il resoconto IVA sarà automaticamente disponibile grazie ad una delle funzioni del software di contabilità, così come le buste paga dei dipendenti o i piani di ammortamento o deprezzamento di acquisti cespiti.

È inoltre possibile connettere questi software contabili, tramite App, con i dispositivi smart in modo da poter caricare le ricevute o le fatture anche come fotografie scattate con la fotocamera in tempo reale. Caricare tra le spese un biglietto del treno diventa un’operazione immediata che solitamente richiede tempo e che spesso è causa di mancata precisione nel calcolo delle uscite perché, pur di non perdere tempo prezioso una volta tornati in azienda, le spese meno ingenti vengono tralasciare.

Risulta quindi essenziale curare la propria impresa senza vedere l’aspetto contabile come secondario. Non basta dare un’ottima offerta alla clientela, vendere tanto, lavorare giorno e notte se non ci si rende consapevoli dell’andamento quotidiano della contabilità. Basta qualche distrattezza reiterata nel tempo per veder soccombere anche la più florida delle aziende. Per essere vincenti nulla va lasciato al caso.

E se anche tu hai un’azienda ma non hai ancora idea di quale software utilizzare confronta tra i tanti disponibili in rete per trovare quello più adatto alle tue esigenze.

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